Die Vertriebspipeline spielt in jedem erfolgreichen Unternehmen eine wichtige Rolle.

Laut einer Studie von Vantage Point halten 72 % der Vertriebsmanager mit ihren Mitarbeitern mehrmals im Monat Meetings ab, um über die Vertriebspipeline zu sprechen.

Jedoch geben 63 % der Befragten an, dass ihre Unternehmen die Vertriebspipeline nicht effektiv verwalten. Hier besteht ein enormes Potential für Verbesserungen!

In der heutigen digital vernetzten Welt ist die Arbeit von Vertriebs- und Marketingteams zunehmend datenfokussiert. Das bedeutet, dass wir nicht nur auf eine Fülle an Informationen zugreifen, sondern auch mehr Verantwortung dafür tragen.

Ein vor kurzem veröffentlichter Bericht von CSO Insights zeigt, dass „Führungskräfte mehr denn je unter dem Druck stehen, ständig den Puls des Unternehmens zu messen“ – und im Zentrum des Unternehmens steht meist die Vertriebspipeline.

Was ist eine Vertriebspipeline?

Die Vertriebspipeline zeigt eine Momentaufnahme davon, wo Interessenten sich im Verkaufsprozess befinden. Vertriebspipelines zeigen Ihnen, wie viele Verkäufe die Vertriebsmitarbeiter voraussichtlich in einer Woche, in einem Monat oder einem Jahr abschliessen werden und ob sie ihre Verkaufsquote erreichen.

Wenn Sie eine Pipeline im Wert von 100.000 € Vertragswert haben und die Umwandlungsrate vom Kontakt zum Verkauf 10 % beträgt, dann können Sie ein Neugeschäft im Wert von 10.000 € erwarten.

Wenn Ihr Verkaufsziel 20.000 € beträgt, dann müssen Sie doppelt so viele Interessenten in Käufer umwandeln.

Hier kommt die Pipeline-Analyse ins Spiel. Wenn Sie Verbesserungschancen in der Pipeline erkennen, die mehr Interessenten von einer Verkaufsphase in die nächste führen, erhöht dies Ihren Erfolg.

Und was ist der grösste Anreiz für die Verbesserung Ihrer Pipeline?

Umsatzwachstum!

Eine Studie der Harvard Business Review hat herausgefunden, dass das Umsatzwachstum 18 % höher ist bei Unternehmen, die einen formellen Verkaufsprozess definiert haben als bei anderen.

Eine gesunde Vertriebspipeline ermöglicht Ihnen:

• den Verkaufsprozess zu verbessern,
• zukünftige Geschäftsergebnisse zu ermitteln,
• verschiedene Verkaufsstrategien zu analysieren,
• Ressourcen so einzusetzen, dass mehr anstehende Verkäufe bearbeitet oder abgeschlossen werden,
• den Fortschritt für das aktuelle Finanzjahr zu überwachen und
• zu erkennen, wie weit Sie von Ihren Verkaufszielen entfernt sind.

Die Vertriebspipeline spielt sowohl bei Vertragsabschlüssen eine wichtige Rolle als auch bei der Bewertung des Gesamtzustands und der zukünftigen Richtung des Unternehmens.

10 Best Practices zur Verwaltung Ihrer Vertriebspipeline

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen zehn Best Practices, mit denen Sie die Verwaltung Ihrer Pipeline optimieren. Wir stellen Ihnen zunächst einige praktische Verkaufstechniken vor und zeigen Ihnen dann, wie Sie den gesamten Verwaltungsprozess Ihrer Pipeline verbessern und mehr Verkaufserfolge erzielen.

1. Folgeaktivitäten planen

Käufer haben heute mehr Auswahl als je zuvor. Daher müssen Sie ihnen helfen, die richtige Entscheidung zu treffen und sie von Ihrem Produkt oder Ihrem Service überzeugen. Vor zehn Jahren waren nur 3,68 Vertriebsanrufe erforderlich, um einen Verkauf abzuschliessen – heute sind es mehr als acht!

Erfolgreiche Vertriebsleute fragen regelmässig bei den Interessenten nach, um den Verkauf unter Dach und Fach zu bringen

Doch die meisten Vertriebsmitarbeiter geben nach zwei Anrufen auf – achten Sie darauf, dass Sie stets am Ball bleiben.

Das ist nicht immer leicht.

Das Follow-up gilt als die drittgrösste Herausforderung für Vertriebsteams.

Sie können z. B. eine Erinnerung einrichten, die Sie jedes Mal benachrichtigt, wenn Sie sich wieder bei einem Interessenten melden sollten. Eine weitere Lösung ist es, den Prozess vollständig zu automatisieren, indem Sie eine Vorlage für Vertriebs-E-Mails verwenden, um automatisch an einem gewissen Tag oder nach einem bestimmten Zeitraum (z. B. zwei Wochen nach dem ersten Anruf) nachzufassen.

2. Auf die besten Leads konzentrieren

Wenn Sie einen genaueren Blick auf Ihren Verkaufsprozess werfen, werden Sie feststellen, dass alle Vertragsabschlüsse ungefähr gleich viel Zeit in Anspruch nehmen.

Achten Sie darauf, Ihre Massnahmen auf kaufbereite und aussichtsreiche Kontakte zu fokussieren. Lassen Sie sich nicht von Aktivitäten ablenken, die sich nicht positiv auf die Geschäftszahlen auswirken.

Wenn Sie z. B. Ihr Vertriebsdashboard nach dem Wert sortieren, sehen Sie, welche Leads am wertvollsten für Ihr Unternehmen sind. Zeigen Sie die Verkaufsaktivitäten für jeden Kontakt an, um besonders interessierte Leads zu erkennen und sich auf diese zu konzentrieren.

3. Wertlose Leads aufgeben

Ebenso wichtig wie das Ermitteln vielversprechender Leads ist es auch zu erkennen, welche nicht weiterverfolgt werden sollten.

Diese Entscheidung fällt u. U. schwer, besonders wenn Sie Wochen oder sogar Monate damit verbracht haben, eine Beziehung zu diesen Kontakten aufzubauen.

Ein Lead ist wertlos, wenn dieser Kontakt deutlich erklärt, dass er kein Interesse hat, wenn er nie erreichbar ist oder auch nach mehreren Verkaufsgesprächen nicht in die nächste Phase der Pipeline geführt werden kann.

Lernen Sie, wertlose Leads schnell zu erkennen, damit Sie an anderen Verkaufschancen arbeiten und keine Zeit mit Kontakten verschwenden, die trotz aller Bemühungen nichts kaufen.

4. Pipeline-Kennzahlen überwachen

Ihre Vertriebspipeline ist ein lebendiges System, das sich fortlaufend ändert. Daher müssen Sie die wichtigsten Verkaufszahlen stets im Blick haben, z. B.:

• Die Anzahl der potentiellen Abschlüsse in Ihrer Pipeline
• Der durchschnittliche Wert dieser Abschlüsse
• Der durchschnittliche Prozentsatz an Verkäufen, die Sie tatsächlich abschliessen (Abschlussrate)
• Die durchschnittliche Lebenszeit eines Verkaufs vor dem Abschluss (Verkaufsgeschwindigkeit)

Planen Sie jede Woche etwas Zeit ein, um diese Kennzahlen zu prüfen. Sie erhalten sofort einen Überblick über den Zustand Ihrer Vertriebspipeline und Ihres Unternehmens.

Wenn Sie die Ergebnisse über einen längeren Zeitraum verfolgen, werden Sie erkennen, wie Änderungen am Verkaufsprozess zum allgemeinen Wachstum beitragen.

5. Pipeline-Prozesse prüfen (und verbessern)

Eine Verkaufstechnik, die heute funktioniert, ist vielleicht morgen nicht mehr relevant (denken Sie an die Kaltakquise).

Das gilt besonders seit der Einführung der DSGVO mit ihren Konsequenzen für Vertriebsteams.

Erfolgreiche Vertriebsteams prüfen ihre Vertriebspipeline und -strategien regelmässig, um die Abläufe zu optimieren und maximale Effizienz und Erfolge zu sichern.

Alle Abläufe im Vertrieb können im Laufe der Zeit verbessert und angepasst werden – vom ersten Verkaufsgespräch, der Häufigkeit von Folgeaktivitäten bis hin zum Angebot – bis Sie Ihre Erfolgsformel gefunden haben.

Der beste Ansatz: Werfen Sie einen Blick auf mögliche Engpässe oder Blockaden in Ihrer Pipeline und überlegen Sie, wie Sie diese beseitigen. Anschliessend testen Sie die Änderungen oder führen kleine „Verkaufsexperimente“ durch, um den gesamten Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Wenn Sie diese Änderungen Schritt für Schritt vornehmen, wird Ihre Pipeline bald zu einer gut geölten Vertriebsmaschinerie!

6. Die Pipeline regelmässig aktualisieren

Ihre Vertriebspipeline ändert sich ständig.

Neue Kontakte werden hinzugefügt und wandern von einer Phase zur nächsten, bis der Verkauf abgeschlossen wird.

Wenn Sie nicht aufpassen, wird die Pipeline schnell unstrukturiert und unübersichtlich – darunter leidet Ihre Arbeit und u. U. entgehen Ihnen sogar Umsätze.

Um das zu vermeiden, müssen Sie alle Informationen zu jedem Kontakt auf dem aktuellen Stand halten, indem Sie in jeder Verkaufsphase Notizen hinzufügen.

Das bedeutet, dass Sie mehr Zeit mit Administration verbringen, doch wenn Sie diese Zeit nutzen, um wertlose Leads oder veraltete Informationen zu löschen, dann ist die Zeit gut investiert.

7. Den Verkaufszyklus kurz halten

Der Verkaufszyklus für B2B-Unternehmen kann oft Wochen oder sogar Monate dauern.

CSO insights zufolge sagen 27 % der Vertriebsmitarbeiter, dass ein langer Verkaufszyklus eine der grössten Barrieren für den effektiven Verkauf ist.

Der Grund dafür ist einfach – je länger Ihr Verkaufsprozess dauert, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Interessent es sich anders überlegt oder ein anderes Produkt für sich entdeckt.

Aus diesem Grund ist es wichtig, den Verkaufsprozess so kurz wie möglich zu gestalten.

Wenn Sie feststellen, dass die meisten Ihrer Kontakte ins Leere laufen und Sie nicht genügend Verkäufe abschliessen, um Ihre Vertriebsziele zu erreichen, dann liegt es u. U. an der Länge des Verkaufsprozesses.

Ein kürzerer Verkaufsprozess bedeutet nicht, dass Sie Ihre Kontakte täglich mit acht bis zwölf E-Mails bombardieren. Doch überlegen Sie, wo und wie Sie den Prozess straffen können.

Reduzieren Sie beispielsweise die Anzahl an Tagen zwischen den Folgeaktivitäten und geben Sie den Interessenten im Vorfeld mehr Informationen, damit sie ihre Entscheidung schneller treffen können.

Experimentieren Sie mit einem neuen, kürzeren Verkaufszyklus und behalten Sie Ihre Vertriebszahlen im Blick.

8. Einen standardisierten Verkaufsprozess erstelle

Sie denken vielleicht, dass jeder Kunde einzigartig ist und einen individuellen Verkaufsansatz erfordert. Darüber hinaus wenden Vertriebsmitarbeiter unter Umständen verschiedene Verkaufstechniken an. Sie erstellen ihre eigenen Abläufe für Kontaktaufnahme, Verkaufsgespräche, persönliche Meetings, Live-Demos oder Folgeaktivitäten.

Doch bei genauerem Hinsehen haben Ihre idealen Zielkunden vieles gemeinsam. Ihre Bedürfnisse und Kaufmotivation sind ähnlich – nutzen Sie diese Tatsache, um die Abläufe in Ihrer Vertriebspipeline zu standardisieren.

Zu erwähnen ist auch, dass die erfolgreichsten Vertriebsteams einem standardisierten Verkaufsprozess folgen, mit dem sie ihre Umsätze kontinuierlich steigern.

Aus diesem Grund geben einer von drei Vertriebsmanagern an, dass die Optimierung des Verkaufsprozesses oberste Priorität im Verkaufsmanagement hat.

Kundenspezifische Verkaufstechniken erfordern viel Zeit und Administration – und wirken sich negativ auf Ihre Ergebnisse aus. Ein standardisierter, wiederholbarer Verkaufsprozess kann mit der Zeit perfektioniert werden und gemeinsam mit Ihrem Unternehmen wachsen.

9. Interessenten mehr Inhalte anbieten

Die Kommunikation im Vertrieb findet meist über das Telefon oder per E-Mail statt. Doch Interessenten benötigen oft weitere Informationen, um zu entscheiden, ob Ihr Produkt oder Service das Richtige für sie ist.

Überlegen Sie in jeder Phase der Pipeline, welche Inhalte Sie Ihren Interessenten bereitstellen können, um Ihre Botschaft zu unterstreichen und sie in die nächste Verkaufsphase zu lenken.

Inhalte spielen eine umso wichtigere Rolle, je weiter die Interessenten im Verkaufstrichter wandern. Welche Inhalte sollten Sie bereitstellen?

Die Antwort erhalten Sie, wenn Sie Ihren potentiellen Kunden zuhören.

Während eines Verkaufsgesprächs erfahren Sie, welche Inhalte sich die Interessenten in den einzelnen Phasen der Pipeline wünschen. Vielleicht fragen sie: „Haben Sie einen Artikel, der das erklärt?“ oder „ Gibt es ein Produktblatt, das ich mir herunterladen kann?“.

Wenn Sie dieses Material zur Hand haben, senden Sie es den Interessenten.

Falls nicht, informieren Sie die Marketing-Abteilung.

Nur 27 % der Vertriebsmitarbeiter, die im Aussendienst beim Kunden sind, arbeiten mit der Marketingabteilung zusammen, um Inhalte zu erstellen.

 Durch eine bessere Zusammenarbeit von Vertrieb und Marketing entstehen relevante Inhalte, die von den Kunden gelesen werden (ein wichtiger Schritt im Verkaufsprozess).

10. Ein CRM zur Verwaltung der Vertriebspipeline nutzen

Wenn Sie viele Leads in Ihrer Vertriebspipeline haben und diese sich in verschiedenen Phasen des Prozesses befinden, müssen Sie diese effizient verwalten.

Wenn Sie die einzige Person im Vertrieb sind, das Budget knapp ist und Sie nur wenige Verkäufe im Monat abschliessen, reicht ein Excel-Arbeitsblatt aus, um die Informationen in Ihrer Pipeline zu verwalten. Doch wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie die Anschaffung eines CRM-Systems in Erwägung ziehen, um alle Ihre Vertriebsaktivitäten im Auge zu behalten.

Ohne ein dediziertes CRM ist eine effiziente Verwaltung der Vertriebspipeline schwierig. Tatsächlich ist die CRM-Software zu einem integralen Bestandteil des Vertriebs geworden. Erfolgreiche Vertriebsteams bezeichnen CRM als ihr zweitwichtigstes Tool im Vertrieb.

Mit einem CRM automatisieren Sie nicht nur mehrere Prozesse, sondern verfolgen wichtige Kennzahlen, verwalten eine hohe Anzahl an Leads und ermöglichen es Ihrem Team, schnell zum richtigen Zeitpunkt auf wichtige Informationen zuzugreifen.

Fazit

Eine Vertriebspipeline ist vergleichbar mit dem Herzschlag Ihres Unternehmens. Ihre Bedeutung und ihr Wert für das Unternehmen kann nicht genug geschätzt werden.

Wenn Sie Ihre Pipeline nicht effizient verwalten, riskieren Sie den Verlust von Geschäftschancen und negative Folgen für Ihr Unternehmen.

Da mehr als 60 % der Vertriebsmanager angeben, dass ihr Unternehmen die Vertriebspipeline nicht effektiv verwaltet, ist wahrscheinlich auch Ihre Pipeline nicht optimal gestaltet.

Unsere zehn Best Practices helfen Ihnen, Ihre Vertriebspipeline in einem gesunden Tempo zu entwickeln, strukturierter und effizienter zu arbeiten und den Verkaufsprozess zu verkürzen. So erzielen Sie Ihre Verkaufsquote schneller und bescheren Ihrem Unternehmen Wachstum und Erfolg. 

Um zu erfahren, wie Sie mit einer CRM-Software die Vertriebspipeline effizienter verwalten, melden Sie sich an für eine kostenlose Demo von SuperOffice Sales. In der Demo zeigen wir Ihnen die Funktionen, die wir zur Pflege einer gesunden Pipeline nutzen.