Mit mehr als 50.000 Kunden und einem Jahresumsatz von 1.340 Millionen Euro in 2016 ist Papyrus ein führender Anbieter von Papier- und Logistiklösungen für die Druckindustrie und ein bedeutender Distributor von Büropapier in Europa. Als Botschafter für den Einsatz von Papier im Kommunikationsmix schafft Papyrus über eine pan-europäische Papier-Logistik Mehrwerte für über 50.000 Kunden in 19 Märkten in Europa.
Im Januar 2017 stand Papyrus Deutschland im Zuge einer SAP-Umstellung vor der Herausforderung, auch eine Lösung für ein CRM-System zu finden. Das Kundeninformationssystem, das das Unternehmen bis dato im Einsatz hatte, war veraltet und konnte nicht ohne weiteres dem neuen SAP-Standard angepasst werden. Da jedoch der Zeitplan für die Einführung des neuen Standards für den Sommer 2017 relativ eng gehalten war, kam man zum Entschluss, besser in eine neue CRM-Lösung zu investieren. Diese musste aber bis zur SAP-Umstellung komplett lauffähig sein.
Da bereits die skandinavischen Unternehmen der Papyrus-Gruppe SuperOffice CRM erfolgreich im Einsatz hatten, war es naheliegend, dessen Nutzung neben CRM-Systemen anderer Anbieter auch für Papyrus Deutschland zu prüfen – ein zeitaufwändiger Prozess, der den Gesamtzeitplan für eine Systemimplementierung noch stärker unter Druck setzte. Mitte Mai fiel jedoch die Entscheidung, SuperOffice als europaweites CRM-System in der gesamten Papyrus-Gruppe zu nutzen, verbunden mit der Herausforderung, das System zum 1. August bei Papyrus Deutschland implementiert und lauffähig zu haben. Insgesamt sollten ca. 250 User ab dem 2. August mit SuperOffice CRM produktiv arbeiten können.
Bernd Weick, Bereichsleiter e-Business bei Papyrus Deutschland erinnert sich: „Wir waren unter enormen Zeitdruck, denn im Zuge der SAP-Umstellung im Sommer und dem Abschalten des bisherigen CRM-Systems musste sichergestellt sein, dass wir ab dem 1. August alle Kundendaten im neuen CRM zur Verfügung hatten.“ Dank eines schlanken und hoch motivierten Projektteams seitens Papyrus und der Unterstützung durch ein kleines Expertenteam von SuperOffice-Mitarbeitern stand das Test-System bereits in der zweiten Juliwoche zur Verfügung. „Eine sehr offene Kommunikationsweise zwischen Papyrus und SuperOffice war der Schlüssel zum Erfolg: Wir konnten frühzeitig unsere Wünsche adressieren, und die Experten von SuperOffice konnten rechtzeitig auf die daraus resultierenden Aufgabenstellungen reagieren“, so Bernd Weick weiter.
Nach den ersten Tests der Hauptprozesse im Testsystem fanden zeitnah und parallel zur SAP-Umstellung die ersten Schulungen in SuperOffice statt. Nach dem „Train-the-trainer“-Prinzip wurden zunächst Mitarbeiter geschult, die dann wiederum ihr Wissen an andere Anwender weitergaben. So konnte ein fliessender Wissenstransfer stattfinden, aufkommende Fragen frühzeitig beantwortet und Vertrauen in das neue System geschaffen werden.
Nach der erfolgreichen Einführung des neuen SAP-Standards bei Papyrus Deutschland, der bereits in vielen anderen Papyrus-Ländern als Standard genutzt wurde, griff nun auch die SuperOffice-Schnittstelle auf das SAP-ERP zu und der Datentransfer zwischen CRM und ERP konnte rechtzeitig und erfolgreich in Betrieb genommen werden. Nach der erfolgreichen Implementierung der Systeme seit Anfang August können nun die Prozesse im SuperOffice CRM noch individueller auf die Bedürfnisse und internen Abläufe von Papyrus angepasst werden. SuperOffice CRM bietet über die Flexibilität in der Anpassung klare Vorteile für Unternehmen, denn das System passt sich den Unternehmensprozessen an und nicht das Unternehmen an die Prozesse des CRM-Systems. Nach der Implementierung von SuperOffice bei Papyrus Deutschland folgte im Oktober 2017 die Einführung bei Papyrus in der Schweiz. Die Papyrus-Unternehmen in den Niederlanden, Polen und Ungarn folgen im nächsten Schritt. Insgesamt arbeiten aktuell mehr als 600 Anwender bei Papyrus in Europa mit SuperOffice CRM.