Organisieren von Aktivitäten in Projekten und Aufbau eines Workflow

Autor: Jan Andersen

Seit vielen Jahren bin ich ein begeisterter SuperOffice-Nutzer und habe jetzt vor Kurzem noch eine tolle Funktion des Produkts für mich entdeckt: Das Projekt-Fenster!

Warum habe ich dies nicht schon eher entdeckt oder davon gehört? Und was mich noch mehr interessiert ist, ob unsere Kunden von den Projekten in SuperOffice wissen und wie man diese nutzt?

Einige vielleicht, aber die Mehrheit weiss es nicht…

Darum möchte ich nun einmal erklären, wie Sie Ihre Aktivitäten mithilfe von Projekten organisieren und in eigenen Workflows nutzen können.

Bevor ich dies tun kann, muss ich zunächst den Unterschied zwischen einer Aufgabe und einem Projekt erklären.

Eine Aufgabe steht für sich, ohne Regeln oder “Grenzen”, während ein Projekt meist eine Abfolge von Aufgaben ist, die an Zeit, Ressourcen und ein definiertes Ergebnis gebunden sind.

Projekte sind fest und von Anfang bis Ende geplant, um zum Ende hin bestimmte Ergebnisse zu erhalten. Ein typisches Projekt kann es sein, ein altes Haus zu renovieren. Das bedeutet, dass man Material kaufen muss und sich um dessen pünktliche Lieferung kümmert, dass man unterschiedliche Handwerker koordinieren, man ein Budget im Blick behalten und die Arbeiten überwachen muss usw. Das Ergebnis dieses Projekts ist ein komplett renoviertes Haus.

Kaffee zu kochen oder E-Mails zu beantworten erfordert etwas Planung, Organisation und vielleicht auch Nachforschungen, aber sollte man diese Dinge dann ein Projekt nennen? – Nicht wirklich.

Man würde es eher als Aufgaben bezeichnen und nicht als Projekte.

Nun, da wir ein gemeinsames Verständnis darüber haben, wo der Unterschied zu einem Projekt liegt, lassen Sie uns dies weiter ausführen.

Projekte in SuperOffice.

Projekte in SuperOffice können als Ansammlung von Aktivitäten, Dokumenten und E-Mails von einer oder mehrerer Firmen gesehen werden. Sie koppeln einfach Aktivitäten, Aufgaben, Dokumente oder E-Mails an ein Projekt. Dazu nutzen Sie den Dokumenten-Dialog. Und das ist auch schon alles.

Das Projektfenster in SuperOffice können Sie sich nun wie einen herkömmlichen Ordner vorstellen. Jedes Projekt wird wie eine Indexkarte angezeigt. Es enthält allgemeine Informationen über das aktuelle Projekt und alle wichtigen Dokumente stehen zur Verfügung. Sie sind leicht zugänglich und schnell einzusehen. Unabhängig davon, unter welcher Firma oder Person diese sich genau befinden.

Bisher war dies für viele ausreichend, aber der Anspruch, das Projektmanagement / den Workflow zu unterstützen, hat insgesamt stark zugenommen.

Wie kann SuperOffice den Wunsch nach einem Projekt-Workflow erfüllen?

Mit der Hilfe von Projektleitfäden können Sie, als Projektleiter, Ihren eigenen Prozess aufbauen. Abhängig von den unterschiedlichen Projektarten in Ihrem Unternehmen.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten:

Unterschiedliche Aufgaben zu Projektmitgliedern hinzufügen
Meilensteine in einem Projekt definieren
Phasen
Aktivitäten und Dokumente, die in jedem Projekt benötigt werden
Dauer des Projekts

Beispielsweise erfordert das Liefern einer neuen CRM-Lösung unterschiedliche Aufgaben, Mitarbeiter und Meilensteine. Und dann noch ein Upgrade-Projekt.

So wie auch ein Vertriebler, kann ein Projektleiter mehrere laufende Prozesse zur selben Zeit haben und muss in der Lage sein, sich einen schnellen Überblick darüber zu verschaffen, wo er gerade in welchem Projekt steht.

Der Projektleitfaden sollte nur als ein Leitfaden gesehen werden und nicht mehr. Er ist kein Muss und der Projektleiter kann Phasen weglassen und in die nächste Phase springen, wenn er oder sie es frür sinnvoll hält.

Wir werden den Anwender niemals dort hin drängen, jeden Schritt auszuführen, um ein Projekt abschliessen zu können. Sehen Sie es eher als eine Sammlung von strukturierten “Best Practice”-Beispielen, die Sie im CRM-System finden, um es dem Projektleiter leichter zu machen, zu wissen, was wann das Ergebnis sein soll und wer in welchem Projekt in die unterschiedlichen Aufgaben mit eingebunden werden muss.

Dies macht es möglich, den richtigen Ausgangspunkt und die gewünschte Kontrolle zu haben, um ein Projekt zu leiten und in dem vorgegebenen Zeitrahmen und Umfang zu liefern, der besprochen war.

Um es zusammenzufassen, so kann Ihnen SuperOffice die richtigen Funktionen an die Hand geben, um diese Arbeit zu erledigen. Was Sie daraus machen, das liegt ganz bei Ihnen.

Viel Erfolg!