Autorin: Jennifer Lund

Es gab einmal eine Zeit, da war ich eine relativ gut organisierte Person. Ich hatte Dank meines CRMs Kunden- und Lieferanteninformationen unter Kontrolle. Ich habe, wie ein Profi, alle meine Aktivitäten mit dem Kalender verwaltet. Aber warum hatte ich trotzdem so grosse Probleme Ordnung in meine Notizen zu bekommen?

Ich gestehe. Ich liebe es, mir Notizen zu machen. Ich schreibe gern meine Gedanken auf und meine Erfahrungen und ich mache Zeichnungen. Ich mache gern Notizen bei Terminen, denn ich möchte sichergehen, dass ich mich später noch an alles erinnere, was gesagt wurde. Ich nutze eine Vielzahl von Tools, um reichlich Informationen zu sammeln. Wenn ich recherchiere, dann sammle ich Bilder in Präsentationen und Webseiten-Links in Excel. Wenn ich Termine habe, dann habe ich für gewöhnlich mein zuverlässiges A4 Spiral-Notizbuch dabei. Mein Notizbuch und ich sind nie weit von einander entfernt. So wie Simon and Garfunkel oder Batman und Robin. Das ist genau das, was mein Notizbuch immer für mich war.

Ich habe gerne kleine Striche neben Aktivitäten gemacht, um die ich mich später noch kümmern musste. Und manchmal habe ich diese in ein anderes “Aktivitäten”-Notizbuch übertragen, was bedeutet, dass ich zu dem Zeitpunkt dann 2 Notizbücher bei mir hatte. Eins für die Notizen und eins für die Aktivitäten.

Aber meine grosse Liebe war gleichzeitig auch mein grösster Reinfall. Mit der Zeit wurde es immer schwieriger im Blick zu behalten, was wo und in welchem Notizbuch war. Und wenn ich etwas digital abgelegt hatte, dann habe ich oft vergessen, wo ich es abgespeichert und wie ich es benannt hatte. Ich habe dann Stunden gebraucht, um nach den Informationen zu suchen und wenn es hart auf hart kam, dann habe ich nichts gefunden und musste ganz von vorn mit meinen Recherchen beginnen.

Es musste auch anders gehen

Vor ein paar Wochen noch, da sass ich völlig frustriert an meinem Schreibtisch und habe auf diesen wachsenden Stapel von Notizbüchern und gelben Haftnotizen geschaut. Es musste auch anders gehen. Ich habe angefangen zu träumen. Was wäre, wenn es eine Möglichkeit geben würde, alle Notizen in einer einzigen Software festzuhalten? Ich brauchte etwas, was noch etwas mehr konnte, als Word. Etwas, was wie ein Aktenschrank oder ein Ringbuchordner funktioniert. Ich wollte alle meine Notizen an einem Ort haben, statt in einer Ansammlung von unterschiedlichen Dokumenten, wo ich dann nichts wiederfand. Ich wollte E-Mails integrieren oder auch Bilder oder Links, die mit einem bestimmten Thema oder Projekt zu tun hatten. Ich wollte die Informationen suchen und auch ganz leicht wiederfinden können.

Fragen kostet nichts

Was tut man, wenn man auf der Suche nach dem heiligen Gral ist?
Man fragt natürlich Google:

Google hat mir, wie immer, die richtige Richtung gezeigt. “Die beste Notiz-Software für alle, die gern Papiernotizen machen”. Ich wusste, dass ich auf Gold gestossen bin, als ich das las. Jemand hat offensichtlich mein Problem verstanden und wusste, wie er es lösen konnte! Ich habe ganz aufgeregt auf diesen Link geklickt und auch auf die drei Links, die danach kamen. Ich wurde nicht enttäuscht.

OneNote ist mein wahr gewordener Traum

OneNote ist ein digitales Notizbuch, in welchem man so ziemlich alles sammeln kann, welches von fast überall zugänglich ist und auch mit Freunden und Kollegen geteilt werden kann, wenn man das möchte. Keine Spiral-Notizbücher mehr für mich. Ich kann alles an einem Ort sammeln und mich dort so organisieren, wie ich es möchte. Ich kann in meinen Notizen ganz leicht alles wiederfinden, denn es gibt da eine tolle Suchfunktion. Ich kann Notizen/Aktivitäten auf meinem iPhone speichern und dann synchronisiert es sich automatisch mit meinem PC und anders rum.

Wie ich OneNote nutze:

1×1 Meetings:  Ich erstelle einen separaten Ordner für jede Person, mit der ich ein 1×1 habe. Alle To Dos sind als Aktivitäten gekennzeichnet und man kann im nächsten Meeting darauf zurückkommen.

Blogbeiträge: Ich habe eine stetig wachsende Liste von Ideen und Recherche-Ergebnissen zu jedem Blogbeitrag. Ich schreibe an den Themen, wann immer es meine Zeit erlaubt und so entsteht Stück für Stück etwas Neues.

Meetingvorbereitung: Vor jedem Meeting mache ich eine Liste mit Fragen und Themen, die besprochen werden müssen. Ich sammle alle Informationen, die mit diesem Meeting zu tun haben, an einem Ort.

Und das “piece de resistance”…..

OneNote-Aufgaben mit SuperOffice synchronisieren

Meetings bringen auch immer Aktivitäten mit sich.

Wie man oben an meinen handgeschriebenen Notizen sehen kann, so gibt es für mich immer viele Aktivitäten in meiner täglichen Arbeit. Das sind entweder Aktivitäten, die ich selbst erledigen muss oder aber, die ich an jemand anderen weiterleiten muss. Wie macht man das mit  OneNote? Natürlich sofort. Ich muss nur die Aktivität kennzeichnen, es als Outlook-Termin inklusive Datum, den Eigentümer und den Zeitpunkt festlegen. Jede dieser Aufgaben synchronisiert sich mit Outlook, was sich dann wiederum mit SuperOffice synchronisiert. Egal, mit welchem Programm sie arbeiten möchten, mit OneNote funktioniert es.

Sind Sie auch so ein Notizenschreiber oder suchen Sie einfach nach einem Weg, um organisierter und produktiver sein zu können? Versuchen Sie es mit OneNote. Und vergessen Sie nicht, es auch auf Ihrem Mobiltelefon zu installieren. 

Wir würden uns freuen, wenn Sie Ihre Tipps für mehr Produktivität mit uns teilen würden.